Università degli Studi Suor Orsola Benincasa - Napoli

Informativa per dipendenti
Informazioni sul trattamento dei dati personali
ai sensi del regolamento (UE) 2016/679

1.1 Titolarità del trattamento

Ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679, desideriamo informarLa che l'Università degli studi "Suor Orsola Benincasa", in qualità di Titolare del trattamento (di seguito "Università" o anche "Titolare"), tratta i dati personali Suoi e dei componenti del Suo nucleo familiare o dei familiari a Suo carico (in seguito "familiari"), da Lei fornitici ed anche acquisiti da fonti terze, in occasione della Sua assunzione e durante il periodo di permanenza.

1.2 Scopo di questo documento informativo

La presente informativa Le permette di conoscere la natura dei dati personali di Sua pertinenza ed in nostro possesso, le finalità e le modalità di trattamento, gli eventuali destinatari degli stessi nonché i diritti che Le vengono riconosciuti.

1.3 Finalità d'uso dei dati e fondamento di legittimità

I dati personali di riferimento sono utilizzati per la sola finalità dell'esecuzione e gestione del rapporto di lavoro subordinato con Lei in essere, nonché per finalità ad essa strettamente correlate.

L'Università tratta i Suoi dati personali, nel rispetto degli obblighi normativi e di contratto, anche per quel che concerne i profili amministrativi, fiscali, contabili, di igiene e sicurezza del lavoro e in conformità alle norme dello Statuto dei Lavoratori.

In particolare, tali dati personali sono utilizzati per i seguenti scopi determinati e legittimi:
a) la corretta quantificazione della retribuzione, nonché per la corresponsione di assegni (anche familiari), premi, altri emolumenti, liberalità e benefici accessori, al fine della tenuta della contabilità;
b) la gestione di eventuali programmi (previdenziali, assistenziali, assicurativi e sociali) per il personale istituiti dall'Università, qualora da Lei richiesti; in tali casi i dati personali che la riguardano vengono utilizzati per eseguire obblighi contrattuali;
c) adempiere ed esigere l'adempimento di specifici obblighi o eseguire specifici compiti derivanti da leggi, regolamenti o contratti collettivi, in particolare ai fini dell'instaurazione, gestione ed estinzione del rapporto di lavoro, nonché del riconoscimento di agevolazioni e dell'applicazione della normativa in materia sindacale e di tutela della salute;
d) assolvere gli obblighi nei confronti degli istituti di previdenza ed assistenza, sia obbligatorie che integrative;
e) adempiere agli obblighi fiscali nei confronti dell'amministrazione finanziaria, ivi compresa l'eventuale assistenza fiscale;
f) adempiere agli obblighi derivanti dalle norme in materia di igiene e di sicurezza sul lavoro;
g) la difesa in giudizio anche in sede amministrativa o nelle procedure di arbitrato e di conciliazione nei casi previsti dalle leggi, dalla normativa comunitaria, dai regolamenti o dai contratti collettivi; in questa evenienza i dati personali che la riguardano sono utilizzati per l'esercizio del nostro diritto di difesa;
h) adempiere ad obblighi derivanti da contratti di assicurazione finalizzati alla copertura dei rischi connessi alla responsabilità del datore di lavoro in materia di igiene e di sicurezza del lavoro e di malattie professionali o per i danni cagionati a terzi nell'esercizio dell'attività lavorativa o professionale;
i) la pianificazione economica di UNISOB, la predisposizione dei budget e loro gestione, le attività di rendicontazione, il controllo delle spese in generale, sempre nell'ambito dell'esecuzione del contratto di lavoro;
j) lo svolgimento di attività formativa e/o organizzativa, nonché della valutazione della possibilità di crescita professionale nell'ambito dell'Università (titoli di studio e/o professionali, iscrizioni ad albi professionali, conoscenze linguistiche, esperienze informatiche, corsi di formazione effettuati, etc.);
k) il controllo dell'utilizzo dei telefoni in dotazione al fine della distribuzione dei relativi costi, per la verifica dell'utilizzo delle risorse informatiche e di sistema al fine di pianificazione delle stesse, per il controllo degli accessi fisici ed informatici e per la tutela della sicurezza dei dati, inclusi quelli personali, nonché per finalità di tutela della sicurezza di UNISOB in generale; nei casi di questa categoria l'uso dei suoi dati personali è giustificato dall'interesse legittimo della nostra Università per una efficiente e corretta gestione delle attività imprenditoriali;
l) il controllo del corretto funzionamento delle dotazioni IT (come internet, il servizio e-mail, dispositivi portatili) per finalità di sicurezza e per affidabilità dei sistemi e delle reti di connessione.

In aggiunta, i predetti dati sono utilizzati per compiere tutte le attività a queste strumentali e accessorie e comunque necessarie al perseguimento delle finalità dette (la registrazione, l'archiviazione dei dati, la consultazione etc.).

1.4 Dati personali oggetto di trattamento

A.1 In particolare i dati personali in questione riguardano:
A.1.1: Nominativo, indirizzo o altri elementi di identificazione personale Suoi e dei familiari oppure dati relativi al lavoro, dati previdenziali, il curriculum di studi e lavorativo, eventualmente gli estremi del conto corrente bancario, di Sua pertinenza (dati comuni);

1.5 Dati considerati "particolari"

A.1.2: altri dati personali rientranti, secondo la terminologia della Legge, nella categoria dei dati "particolari", vale a dire quelli idonei a rivelare:
A.1.2.1: lo stato di salute (documentazione relativa ad una situazione di invalidità ai fini di un avviamento obbligatorio; certificati di malattia, maternità, infortunio a fini di documentazione delle assenze dal lavoro; referti medici, dati relativi all'inidoneità al lavoro per l'assegnazione a specifiche mansioni; dati concernenti l'inabilità al lavoro di soggetti ai fini della fruizione dell'assegno per il nucleo familiare);
A.1.2.2: l'adesione ad un sindacato, ad associazioni od organizzazioni a carattere sindacale (ad esempio, assunzione di cariche sindacali al fine di fruire di permessi; oppure per la richiesta di trattenuta sullo stipendio per il pagamento di quote associative);
A.1.2.3 l'adesione ad un partito politico (ad esempio, nel caso di esercizio di funzioni pubbliche o incarichi politici, di organizzazione di pubbliche iniziative, nonché di partecipazione alla composizione di seggi elettorali come rappresentante di lista, al fine della richiesta di permessi o di aspettative per rivestire cariche pubbliche elettive);
A.1.2.4: l'origine razziale ed etnica;
A.1.2.5: le convinzioni religiose (a titolo esemplificativo, nel caso di fruizione di permessi e/o festività religiose diverse da quelle cattoliche, in conformità alla normativa vigente), nonché filosofiche o di altro genere.

I dati particolari saranno oggetto di trattamento esclusivamente da parte del personale che ne abbia necessità a causa della propria mansione o posizione gerarchica nell'ambito della unità organizzativa competente per la gestione delle risorse umane il quale agirà sotto vincolo di riservatezza, adottando appropriate misure di sicurezza.

1.6 Eventuale raccolta di dati ulteriori rispetto alle categorie indicate

L'Università potrà anche trovarsi nella necessità di richiederLe determinati ulteriori dati personali rientranti nelle categorie citate ai predetti punti A.1.1. e A.1.2. e sottoporre gli stessi ad operazioni di trattamento ed a comunicarli agli enti indicati nel paragrafo titolato "Ambito di circolazione dei dati" per le stesse causali precisate. Si tratterà, in tali circostanze, di dati il cui conferimento:
C1. è imposto da leggi, regolamenti o decisioni di autorità;
- oppure
C2. è necessario e strumentale alla gestione ed esecuzione del rapporto di lavoro con Lei in corso.
D. Per questa ultima categoria di ipotesi (C.2), La informiamo che:
Le saranno richiesti o raccolti da terzi e saranno trasmessi ai soggetti sopra specificati soltanto i dati essenziali alla indicata finalità per consentirci di dare completa esecuzione al rapporto di lavoro.

1.7 Tempi di conservazione dei dati

I dati personali degli interessati saranno conservati per il tempo necessario allo svolgimento dei rapporti sussistenti tra le parti e per l'adempimento dei relativi obblighi, e comunque secondo i termini applicabili per legge in materia previdenziale, nonché di quelli prescrizionali previsti per l'esercizio dei diritti discendenti dal rapporto lavorativo anche dopo la sua definitiva cessazione.

1.8 Modalità d'uso dei dati

Il trattamento dei dati è eseguito attraverso procedure informatiche o comunque mezzi automatizzati o supporti cartacei ad opera di soggetti, interni od esterni, a ciò appositamente incaricati ed impegnati alla riservatezza. I dati sono protetti mediante le misure di sicurezza previste dal legislatore, volte ad evitarne l'accesso non autorizzato, la perdita o distruzione.

1.9 Modalità d'uso dei dati sanitari

I dati sanitari saranno trattati sotto il vincolo del segreto professionale esclusivamente dal Medico Competente di UNISOB o dagli eventuali studi medici o laboratori di analisi presso i quali si siano svolte le visite o gli accertamenti diagnostici, fatte in ogni caso salve le cautele previste per i dati sanitari, come sopra indicato, nei confronti dei quali il Titolare si preoccupa di verificare con cadenza periodica la loro stretta pertinenza, non eccedenza e indispensabilità rispetto al trattamento ancora in essere o anche cessato.

1.10 Ambito di circolazione dei dati

A. Ambito riconducibile al medesimo titolare
L'Università raccoglie i Suoi dati personali e li elabora, sia direttamente, in veste di Titolare, sia avvalendosi dell'opera di altri soggetti che agiranno in veste di Responsabili dell'Università, oppure in veste di Incaricati.
I suoi dati personali saranno resi accessibili solo a coloro i quali, all'interno dell'Università, ne abbiano necessità a causa della propria mansione o posizione gerarchica. Tali soggetti, saranno opportunamente istruiti al fine di evitare perdite, distruzione, accessi non autorizzati o trattamenti non consentiti dei dati stessi.

B. Ambito riconducibile ad altri soggetti titolari del trattamento pubblici e/o privati
In aggiunta, sempre per le finalità strettamente strumentali all'esecuzione del rapporto di lavoro con Lei in corso, l'Università, direttamente o indirettamente, trasmette alcuni suoi dati personali, secondo uno stretto criterio di pertinenza, alle seguenti categorie di soggetti:
- istituti di patronato e di assistenza sociale, centri di assistenza fiscale, agenzie per il lavoro, nonché altri soggetti e/o enti pubblici e privati a cui i dati andranno comunicati al fine di adempiere o per esigere l'adempimento di specifici obblighi previsti da leggi, da regolamenti, dalla normativa comunitaria, dal CCNL applicabile o dall'eventuale accordo integrativo;
- assicuratori e riassicuratori ai fini dell'utilizzo di specifiche provvidenze cui il dipendente intenda accedere (coperture sanitarie, rimborsi assicurativi, riscossione del premio relativo alle polizze, anche in sostituzione di pagamenti agli enti previdenziali);
- banche o altri istituti di credito indicati dai dipendenti per il versamento delle proprie competenze, su delega conferita dagli interessati, e istituti di cui si serve l'Università per procedere al relativo pagamento;
- Casse di previdenza ed assistenza ed Istituti previdenziali e assistenziali quali, ad esempio, l'INPS e l'INAIL ai fini del pagamento di indennità economiche di malattia, di maternità, di inabilità temporanea provocata da infortunio e dell'assegno per il nucleo familiare;
- Fondi pensione;
- Associazioni sindacali di categoria e rappresentanze sindacali in adempimento di specifici obblighi derivanti dalla contrattazione collettiva;
- Consulenti esterni per il reclutamento, la selezione e la valutazione del personale, per la gestione del contenzioso e l'assistenza legale, in ragione dei menzionati rapporti;
- Centri medici territoriali autorizzati per le visite pre-assuntive;
- Medico competente nominato ai sensi del decreto legislativo n° 81/2008;
- Centri autorizzati di assistenza fiscale per la denuncia dei redditi;
- Società di servizi (anche informatici) a cui siano affidate specifiche gestioni inerenti agli obblighi contrattuali (paghe, buoni pasto, ecc.);
- autorità di pubblica sicurezza;
- autorità giudiziarie;
- organismi nazionali e/o comunitari finanziatori o eroganti sovvenzioni di qualsivoglia natura.

Tali enti agiranno in qualità di distinti "Titolari" delle rispettive operazioni di trattamento. In taluni casi, come precisato, agiranno in qualità di Responsabili del nostro trattamento.

1.11 Responsabili del trattamento

Il Trattamento è svolto direttamente dall'organizzazione del Titolare, nonché da società esterne che svolgono per conto dell'Università servizi di varia natura (quali a titolo esemplificativo, gestione dei cedolini paga, formazione del personale), anche in qualità di Responsabili e/o incaricati del trattamento.

L'elenco aggiornato dei Responsabili del trattamento è disponibile inoltrando richiesta a questo indirizzo.

1.12 Natura del conferimento

Il trattamento di tali informazioni è del tutto strumentale alle finalità sopra citate ed il conferimento da parte Sua rientra nelle Sue obbligazioni contrattuali.

Il conferimento dei dati personali è obbligatorio per lo svolgimento delle attività previste nel precedente paragrafo "Finalità d'uso dei dati e fondamento di legittimità", lett. a), c), d), e), f), g), h), i), j), k) e l) e l'eventuale rifiuto al conferimento degli stessi comporterà l'impossibilità di eseguire e gestire regolarmente il rapporto di lavoro nonché di adempiere alle obbligazioni legalmente e/o contrattualmente assunte nei Suoi confronti.

Il conferimento dei dati personali per le finalità di cui alla lett. b) del paragrafo "Finalità d'uso dei dati e fondamento di legittimità" è invece facoltativo, e l'eventuale rifiuto comporterà l'impossibilità di partecipare ai programmi suddetti.

1.13 Aggiornamento dei dati personali

Nell'ambito dei trattamenti descritti è necessaria la conoscenza e la memorizzazione dei dati personali dell'interessato nonché l'acquisizione delle variazioni di tali dati che Ella vorrà premunirsi di comunicare non appena verificati, al fine di una corretta gestione del rapporto di lavoro.

1.14 Non necessità del consenso

La informiamo che per il trattamento di dati di cui sopra, così come da noi effettuato, il consenso non è richiesto in quanto il trattamento è necessario per adempiere agli obblighi di legge e/o a quelli discendenti dal contratto di lavoro di cui Ella è parte. Altresì il consenso non è richiesto all'interessato né ai familiari in forza e virtù della legge e dell'Autorizzazione dell'Autorità Garante per la protezione dei dati personali al trattamento dei dati particolari nel rapporto di lavoro in ambito privato ad oggi in vigore. In forza delle disposizioni richiamate, il trattamento dei dati particolari, compresi quelli relativi allo stato di salute, la loro comunicazione e diffusione nei limiti di cui all'autorizzazione, sono possibili senza consenso scritto dell'interessato per l'adempimento di obblighi di legge e di regolamento in materia di gestione del rapporto di lavoro.

1.15 Non diffusione dei dati

I predetti dati non saranno oggetto di diffusione a soggetti indeterminati.

1.16 Trasferimento dei dati all'estero

I predetti dati personali, unicamente per la finalità di esecuzione del rapporto di lavoro, potrebbero essere trasferiti all'estero verso Paesi appartenenti all'Unione Europea e verso Paesi Terzi, in tal caso, allorquando il Paese destinatario dei dati non goda di una protezione dei dati personali equivalente a quella vigente nella UE, con l'adozione di adeguate misure di salvaguardia volte a garantire la tutela dei dati e la sicurezza dei trasferimenti.

1.17 Strumenti di potenziale controllo e dotazioni IT

1.17.1 Internet e posta elettronica

La informiamo che in relazione all'utilizzo di Internet, della rete e della posta elettronica, l'Università effettua su detti sistemi i controlli necessari per garantire la gestione e la sicurezza dei sistemi medesimi, per adempiere ad una disposizione di legge, ad un ordine giudiziario, governativo nonché al fine di garantire il corretto utilizzo degli stessi da parte degli utenti, secondo le modalità ed i criteri previsti nell'ambito del Sistema di gestione dell'Information Technology dell'Università, come descritto nel regolamento per l'utilizzo dei sistemi informatici.

1.17.2 Altre dotazioni IT

Analogamente e per le medesime finalità l'Università potrebbe effettuare controlli periodici circa l'uso delle altre dotazioni informatiche come palmari, badge, sim e dispositivi analoghi, secondo quanto descritto nel disciplinare distribuito al personale [Regolamento per l'utilizzo dei sistemi informativi] nel rispetto dei principi di proporzionalità, necessità e minimizzazione delle interferenze con l'ambito privato del dipendente.

1.17.3 Utilizzo di dati raccolti dalle dotazioni IT

Come previsto dalla norma, a seguito delle informazioni fornite circa le modalità d'uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli e considerato il rispetto di quanto disposto dalla disciplina sulla protezione dei dati personali, le informazioni così desunte potranno essere utilizzate a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro. Nel caso in cui venissero scoperti eventuali illeciti nel corso della verifica attuata anche a difesa della proprietà elettronica, questi verranno sanzionati nel rispetto delle norme legali e contrattuali.

1.18 Titolare

Titolare del trattamento è l'Università degli studi "Suor Orsola Benincasa", con sede legale in Via Suor Orsola, 10 - 80135 Napoli.

1.19 Data Protection Officer

L'Università si avvale di un responsabile per la protezione dei dati personali (anche noto come Data Protection Officer "DPO"), individuato nella persona dell'avv. Riccardo Imperiali di Francavilla.

Il DPO può essere contattato tramite il seguente canale di comunicazione:
E-mail: visualizza l'indirizzo

1.20 Esercizio dei diritti

In ogni momento Ella potrà avere piena chiarezza sulle operazioni che abbiamo riferito e, in particolare, ottenere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima ed il blocco dei dati trattati in violazione della legge, chiedere l'aggiornamento o la rettifica o l'integrazione, opporsi al loro utilizzo, ed esercitare gli altri diritti previsti dalla legge; a tale scopo si potrà rivolgere a questo indirizzo.

Le ricordiamo altresì che Ella ha anche il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali qualora ritenga che i Suoi diritti non siano stati rispettati o che non abbia ricevuto riscontro secondo legge.

La presente Informativa sarà soggetta ad aggiornamenti.